Письменное обращение

Порядок работы с письменными обращениями граждан

  1. Делопроизводство по заявлениям, обращениям граждан, учреждений, организаций, предприятий по социально-правовым вопросам ведется отдельно от общего делопроизводства.
  2. Все обращения, поступающие в учреждение, регистрируются в день поступления. 
  3. На письменном обращении в правом нижнем углу первого листа проставляется регистрационный штамп, в котором указывается регистрационный номер и дата. По просьбе обратившегося гражданина на копии или втором экземпляре принятого обращения ставится отметка с указанием номера, даты приема обращения, подписи (с расшифровкой фамилии) принявшего обращение работника учреждения.
  4. Поступившие обращения докладываются руководству в день их поступления.
    Обращения граждан, не требующие доклада руководству учреждения, направляются для исполнения в структурные подразделения. Руководители структурных подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение обращений и передачу исполнителю в день поступления, а так же осуществляют контроль за качественным исполнением.
    Если обращение направляется нескольким исполнителям, то лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем, который обязан ознакомить с ним всех других в оперативном порядке (в день получения документа) и организовать в указанный срок его исполнение.
  5. Письменное обращение, поступившее в учреждение, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации. В исключительных случаях, учреждение вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.
  6. Ответ на обращение подписывается уполномоченным на то лицом.
  7. Регистрация ответов на обращения гражданина и формирование дел осуществляется работниками учреждения. При регистрации ответа заявителю, на письме проставляется регистрационный номер. Регистрационный номер ответа на обращение состоит из кода структурного подразделения, ответственного за исполнение обращения, порядкового номера, даты.
  8. Ответ на обращение, поступившее в учреждение в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.
  9. Устные обращения граждан (личный прием) в учреждении проводится руководителем и уполномоченными на то лицами. Информация о месте приема, а также об установленных для приема днях и часах доводится до сведения граждан.
    • При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
    • Содержание устного обращения заносится секретарем руководителя в карточку личного приема гражданина. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
    • Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном российским законодательством.
    • В случае, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию руководства, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
    • В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
  10. Контроль за своевременным и полным рассмотрением обращений осуществляется руководством.